Décès en entreprise : comment annoncer le décès d’un collaborateur et accompagner les équipes ?

07 novembre 2024

La perte d’un collègue est une épreuve douloureuse pour une entreprise. Les employeurs et les collaborateurs peuvent se sentir démunis face à cette situation. Ce sujet est souvent peu abordé, alors qu’il existe des solutions pour accompagner les équipes dans cette étape difficile.

Alors, comment annoncer le décès d'un collaborateur aux équipes et aux prestataires externes ? Comment gérer les émotions des salariés ? Voici des éléments de réponse pour aider les entreprises dans cette démarche délicate.

Le deuil au travail : une épreuve douloureuse pour les collaborateurs

Une équipe de travail touchée par la mort d’un collègue peut en être profondément affectée voir déstabilisée. Un collègue n’est pas forcément un proche, mais malgré tout, c’est une personne que l’on côtoie chaque jour et avec qui l’on tisse des liens. La mort soudaine, le covid ou à la suite d’une longue maladie, perturbe tous les membres d’une équipe.

Ainsi les managers ne doivent pas prendre le deuil à la légère. Proposer d’emblée un accompagnement à ses employés est alors un bon réflexe. Durant cette période particulière, la compréhension et la bienveillance doivent être plus que jamais au rendez-vous, tant du côté de la hiérarchie que des collègues. Cet événement dramatique met une équipe à rude épreuve, mais permet également de renforcer les liens quand il est bien géré.

Comment accompagner les salariés qui perdent un collègue ?

Le décès d’un collègue est l’un des événements les plus difficiles à surmonter dans la vie d’une équipe. Au-delà des obligations légales, voici comment les entreprises peuvent accompagner les personnes endeuillées.

Première étape : vérifier l’information

La première chose à faire est de se faire confirmer l’information du décès. Si vous avez été contacté par la famille, plus de doute possible. Si en revanche, il s’agit d’un propos rapporté, vous devez absolument vérifier l’information. Comment ? À moins d’avoir des liens privilégiés avec l’entourage du défunt, en tant que manager, vous n’êtes pas le mieux placé pour cela. Cette démarche relève davantage des RH qui adresseront, au nom de l’entreprise, ses sincères condoléances.

Les obligations légales de l’entreprise

Seconde étape : connaître les dispositions légales. Certaines obligations sont purement administratives : paiement du salaire jusqu’à la date du décès, établissement du solde de tout compte, paiement des congés payés acquis et d’éventuelles primes d’assurance, notification à la prévoyance. Encore une fois, le service RH se charge souvent de la plupart de ces démarches. En revanche, il n’existe pas d’obligation de mettre en place une cellule d’écoute psychologique, d’envoyer des fleurs à la famille ou de participer aux obsèques. C’est au bon vouloir de l’entreprise mais également de chacun ! Dans ce moment délicat, l’entreprise ne doit pas s’imposer mais toujours demander à la famille quoi faire.

Annoncer le décès à l’équipe

Le pire dans ce type de situation est de laisser place au silence et aux incertitudes. Il est crucial de communiquer le décès de manière factuelle et bienveillante. Voici comment faire part du décès d'un collaborateur à l'interne et à l'externe.

Annoncer le décès d’un collaborateur en interne

Le message passé à l’équipe doit clair et exempt de toute ambiguïté. Oui la personne est effectivement décédée. En fonction des souhaits de la famille, les motifs du décès pourront être précisés. Si cela fait suite à une longue maladie ou un suicide, la discrétion ne sera évidemment pas la même. Le message écrit est en général co-construit par la famille, les RH, la direction générale et le manager concerné. Pour éviter les fuites et les réactions disproportionnées, informez en même temps les salariés présents au bureau et ceux en télétravail.

Exemple de message pour annoncer le décès d’un collaborateur :

"Chers collaborateurs,

C’est avec une profonde tristesse que nous vous annonçons le décès de [Nom du collaborateur], survenu [préciser le contexte si la famille y consent]. [Nom du collaborateur] occupait le poste de [poste] depuis [durée] et était apprécié pour [qualités personnelles et professionnelles].

En ces moments douloureux, nous souhaitons avant tout exprimer notre soutien à sa famille et ses proches. Pour ceux d’entre vous qui en ressentiraient le besoin, une cellule d’écoute est disponible. Nous vous invitons à faire preuve de bienveillance entre vous et à prendre le temps nécessaire pour traverser cette épreuve ensemble. "

Ce modèle peut être modifié en fonction de la politique de l’entreprise et des souhaits de la famille du défunt.

Annoncer le décès d'un collaborateur en externe

Si le collaborateur décédé travaillait au quotidien avec des clients, des prestataires ou des fournisseurs externes, ceux-là doivent être également informés en même temps que les équipes en interne. Si les interactions étaient peu récurrentes, un mail sobre actant le décès peut suffire pour les prévenir.

Ouvrir un recueil de condoléances pour permettre aux collaborateurs de s’exprimer

Lorsqu’un collaborateur décède, il est essentiel pour l’entreprise d’annoncer cette nouvelle avec empathie et d'offrir un espace de recueillement collectif. Un recueil de condoléances en ligne constitue une manière bienveillante et accessible de permettre aux collègues de rendre hommage au défunt, de partager des souvenirs, des messages de sympathie, et de soutenir mutuellement leur processus de deuil.

Pour faciliter cet hommage collectif, l’entreprise peut, dès l’annonce du décès, partager un lien vers un espace hommage dédié sur la plateforme Alanna. Cet espace permet à chaque collaborateur, qu’il soit présent au bureau ou en télétravail, de déposer des mots de soutien, d'exprimer son ressenti, et de témoigner des qualités du défunt. Accessible à tous, il favorise un souvenir collectif et renforce le lien entre collègues.

En complément des messages écrits, cet espace permet également aux collaborateurs de rendre hommage au défunt par des gestes symboliques : envoyer des fleurs, planter un arbre en son souvenir, ou même ouvrir une cagnotte pour soutenir une cause qui tenait à cœur au défunt ou sa famille. De plus, cet hommage virtuel peut être partagé avec les proches, leur offrant un précieux témoignage de l’impact laissé par leur être cher au sein de l'équipe.

Comment gérer les émotions de l’équipe après le décès d'un collègue ?

Passée l’annonce du décès, le manager du défunt collaborateur peut regrouper son équipe proche et instaurer un espace de dialogue où chacun pourra s’exprimer. Il faut reconnaître la gravité du décès sans la banaliser, ni exagérer. On ne connaît jamais tous les liens entre les gens. Peut-être y avait-il des conflits, une forte amitié, une relation amoureuse… chacun va donc réagir différemment.
Les RH, la direction, la médecine du travail, voire des cellules d’écoute extérieures peuvent être engagées dans ce processus d’écoute et de début du processus de deuil . Mais rien n’est obligatoire.

Soutenir la famille du défunt

Il importe avant tout de respecter les souhaits de la famille. Si elle est d’accord pour la participation de l’entourage professionnel aux cérémonies et au processus de deuil, plusieurs choses sont envisageables. Outre la traditionnelle gerbe de fleurs en général adressée par la direction, les collègues volontaires peuvent envoyer des cartes manuscrites et signées à la famille.

Soutien aux salariés dans cette épreuve

Le jour de l’annonce du décès, précisez aux équipes qu’il s’agit d’une journée particulière, qu’elles peuvent prendre le temps d’échanger autour de cafés.

Si la famille autorise la présence des collègues aux obsèques, faites en sorte de « banaliser » cette demi-journée afin que les volontaires puissent y assister sans pression. Une minute de silence le jour des obsèques peut aussi avoir une forte symbolique. Idem pour un repas, un verre entre collègues de l’équipe proche du défunt. Vous pourrez ainsi échanger autour de la mémoire du disparu, évoquer des souvenirs, en un mot, se rassembler ! Cela soude souvent les équipes.

Organiser des groupes de parole avec un accompagnant formé, proposer un accompagnement médical ou psychologique, parfois plusieurs mois après le décès, sont des démarches courantes. Car en plus de la tristesse ressentie, une projection s’installe : du fait de la proximité d’âge, parfois de poste, nous sommes tentés de nous dire : “« Et si c’était moi ? »”

Démarches en cas d'accident du travail mortel

En cas d’accident du travail mortel, l’entreprise est dans l’obligation d’effectuer plusieurs démarches, puis passe le relais à la Sécurité sociale, sauf si sa responsabilité est engagée pénalement.

Quand l’un de ses salariés décède, la première question qui se pose pour l’entreprise est de savoir s’il s’agit ou non d’un accident du travail. Dans la négative, l’employeur n’a pas de démarche spécifique à faire ; il doit simplement avertir les différents organismes sociaux (Urssaf, caisse de retraite, etc.) et verser à la famille ou au notaire chargé de la succession tout ce que l’entreprise devait au salarié au moment de sa mort : salaires et primes au prorata du temps de présence, liquidation anticipée des droits en matière d’épargne salariale, attestation de salaire pour le calcul du capital décès, qui sera versé par la Caisse d’assurance maladie…

Une rente pour la famille en cas d’accident du travail

Si, en revanche, le collaborateur est décédé sur le lieu de travail, l’entreprise doit, dans les 48 heures, en informer le CHSCT (institution représentative du personnel spécialisée dans les règles de santé et de sécurité au travail ainsi que dans les conditions de travail), qui mènera une enquête sur les causes réelles du décès, puis rédigera un rapport. Elle doit aussi faire une déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse d’assurance maladie dont dépendait le salarié. En effet, les ayants droit de ce dernier peuvent bénéficier d’une rente au titre de l’assurance accident du travail et maladie professionnelle. Versée par la Sécurité sociale, cette rente, qui ne peut excéder 85 % du salaire annuel du défunt, concerne en priorité le conjoint survivant. Ce dernier peut bénéficier d’une rente de 40 %, qu’il soit marié, pacsé ou, même, juste concubin (à condition d’avoir été en couple au moins pendant deux ans avant la date du décès). Les enfants du salarié décédé y ont également droit jusqu’à l’âge de 20 ans (25 % du salaire annuel par enfant si le défunt avait un ou deux enfants, 20 % à partir de trois enfants) et, dans certains cas, les parents.

Si le décès est lié à une faute de l’entreprise, jugée « intentionnelle » ou « inexcusable », la responsabilité pénale de cette dernière et de certains de ses dirigeants peut être engagée et la justice saisie.

La délicate gestion d'un suicide sur le lieu de travail

Si un employé s’est suicidé ou a fait une tentative de suicide au travail, voici quelques indications qui pourront vous servir dans ce moment très délicat.

• Suivez les procédures existantes d’intervention en situation de crise.
• Veillez à ce qu’on ne touche à rien à l’endroit où le suicide a eu lieu.
• Communiquez immédiatement avec le 15.
• Donnez aux employés des renseignements brefs et précis sur le suicide ou la tentative de suicide. Évitez d’entrer dans les détails et ne versez pas dans le sensationnalisme.
• Calmez l’anxiété en présentant l’acte suicidaire comme une façon de réagir à des situations graves et intolérables et à de la souffrance émotionnelle.
• Mettez en place une cellule d’écoute pour le reste de l’équipe.