Décès en entreprise : comment annoncer le décès d’un collaborateur et accompagner les équipes ?

8 Aout 2023

La mort d’un proche ou d’un collègue est une étape douloureuse. Son employeur et ses collaborateurs se retrouvent généralement démunis. Le sujet est encore trop peu abordé et pourtant, il existe des solutions pour accompagner au mieux les équipes dans cette étape douloureuse. Alors comment informer les collaborateurs ? Les prestataires externes ? Comment gérer les émotions qui s’expriment ? Eléments de réponse.

Même au travail le deuil est une épreuve douloureuse et personnelle

Une équipe de travail touchée par la mort d’un collègue peut en être profondément affectée voir déstabilisée. Un collègue n’est pas forcément un proche, mais malgré tout, c’est une personne que l’on côtoie chaque jour et avec qui l’on tisse des liens. La mort soudaine, le covid ou à la suite d’une longue maladie, perturbe tous les membres d’une équipe. Ainsi les managers ne doivent pas prendre le deuil à la légère. Proposer d’emblée un accompagnement à ses employés est alors un bon réflexe. Durant cette période particulière, la compréhension et la bienveillance doivent être plus que jamais au rendez-vous, tant du côté de la hiérarchie que des collègues. Cet événement dramatique met une équipe à rude épreuve, mais permet également de renforcer les liens quand il est bien géré.

Comment accompagner les salariés qui perdent un collègue ?

Le décès d’un collègue est l’un des événements les plus difficiles à surmonter dans la vie d’une équipe. Au-delà des obligations légales, voici comment les entreprises peuvent accompagner les personnes endeuillées.

Quelle est la première chose à faire ?

La première chose à faire est de se faire confirmer l’information du décès. Si vous avez été contacté par la famille, plus de doute possible. Si en revanche, il s’agit d’un propos rapporté, vous devez absolument vérifier l’information. Comment ? À moins d’avoir des liens privilégiés avec l’entourage du défunt, en tant que manager, vous n’êtes pas le mieux placé pour cela. Cette démarche relève davantage des RH qui adresseront, au nom de l’entreprise, ses sincères condoléances.

Les obligations légales

Seconde étape : connaître les dispositions légales. Certaines obligations sont purement administratives : paiement du salaire jusqu’à la date du décès, établissement du solde de tout compte, paiement des congés payés acquis et d’éventuelles primes d’assurance, notification à la prévoyance. Encore une fois, le service RH se charge souvent de la plupart de ces démarches. En revanche, il n’existe pas d’obligation de mettre en place une cellule d’écoute psychologique, d’envoyer des fleurs à la famille ou de participer aux obsèques. C’est au bon vouloir de l’entreprise mais également de chacun ! Dans ce moment délicat, l’entreprise ne doit pas s’imposer mais toujours demander à la famille quoi faire.

Annoncer le décès au reste de l’équipe

Le pire est de ne rien dire ! Et de laisser s’installer le silence. Face à ce type de situation, le mot d’ordre, communiquer !

Faire part du décès d'un collaborateur en interne

Le message passé à l’équipe doit être factuel et bienveillant, sans laisser planer le moindre doute. Oui la personne est effectivement décédée. En fonction des souhaits de la famille, les motifs du décès pourront être précisés. Si cela fait suite à une longue maladie ou un suicide, la discrétion ne sera évidemment pas la même. Le message écrit est en général co-construit par la famille, les RH, la direction générale et le manager concerné. Pour éviter les fuites et les réactions disproportionnées, informez en même temps les salariés présents au bureau et ceux en télétravail.

Faire part du décès d'un collaborateur en externe

Si le collaborateur décédé travaillait au quotidien avec des clients, des prestataires ou des fournisseurs externes, ceux-là doivent être également informés en même temps que les équipes en interne. Si les interactions étaient peu récurrentes, un mail sobre actant le décès peut suffire pour les prévenir.

Comment gérer les émotions de l’équipe qui a perdu un collègue ?

Passée l’annonce du décès, le manager du défunt collaborateur peut regrouper son équipe proche et instaurer un espace de dialogue où chacun pourra s’exprimer. Il faut reconnaître la gravité du décès sans la banaliser, ni exagérer. On ne connaît jamais tous les liens entre les gens. Peut-être y avait-il des conflits, une forte amitié, une relation amoureuse… chacun va donc réagir différemment.
Les RH, la direction, la médecine du travail, voire des cellules d’écoute extérieures peuvent être engagées dans ce processus d’écoute et de début du processus de deuil . Mais rien n’est obligatoire.

Concernant la famille de la personne décédée.

Il importe avant tout de respecter les souhaits de la famille. Si elle est d’accord pour la participation de l’entourage professionnel aux cérémonies et au processus de deuil, plusieurs choses sont envisageables. Outre la traditionnelle gerbe de fleurs en général adressée par la direction, les collègues volontaires peuvent envoyer des cartes manuscrites et signées à la famille.

Les attentions à mettre en place à l’égard des salariés

Le jour de l’annonce du décès, précisez aux équipes qu’il s’agit d’une journée particulière, qu’elles peuvent prendre le temps d’échanger autour de cafés.

Si la famille autorise la présence des collègues aux obsèques, faites en sorte de « banaliser » cette demi-journée afin que les volontaires puissent y assister sans pression. Une minute de silence le jour des obsèques peut aussi avoir une forte symbolique. Idem pour un repas, un verre entre collègues de l’équipe proche du défunt. Vous pourrez ainsi échanger autour de la mémoire du disparu, évoquer des souvenirs, en un mot, se rassembler ! Cela soude souvent les équipes.

Organiser des groupes de parole avec un accompagnant formé, proposer un accompagnement médical ou psychologique, parfois plusieurs mois après le décès, sont des démarches courantes. Car en plus de la tristesse ressentie, une projection s’installe : du fait de la proximité d’âge, parfois de poste, nous sommes tentés de nous dire : “« Et si c’était moi ? »”

Accident du travail… les démarches à effectuer

En cas d’accident du travail mortel, l’entreprise est dans l’obligation d’effectuer plusieurs démarches, puis passe le relais à la Sécurité sociale, sauf si sa responsabilité est engagée pénalement.

Quand l’un de ses salariés décède, la première question qui se pose pour l’entreprise est de savoir s’il s’agit ou non d’un accident du travail. Dans la négative, l’employeur n’a pas de démarche spécifique à faire ; il doit simplement avertir les différents organismes sociaux (Urssaf, caisse de retraite, etc.) et verser à la famille ou au notaire chargé de la succession tout ce que l’entreprise devait au salarié au moment de sa mort : salaires et primes au prorata du temps de présence, liquidation anticipée des droits en matière d’épargne salariale, attestation de salaire pour le calcul du capital décès, qui sera versé par la Caisse d’assurance maladie…

Une rente en cas d’accident du travail

Si, en revanche, le collaborateur est décédé sur le lieu de travail, l’entreprise doit, dans les 48 heures, en informer le CHSCT (institution représentative du personnel spécialisée dans les règles de santé et de sécurité au travail ainsi que dans les conditions de travail), qui mènera une enquête sur les causes réelles du décès, puis rédigera un rapport. Elle doit aussi faire une déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse d’assurance maladie dont dépendait le salarié. En effet, les ayants droit de ce dernier peuvent bénéficier d’une rente au titre de l’assurance accident du travail et maladie professionnelle. Versée par la Sécurité sociale, cette rente, qui ne peut excéder 85 % du salaire annuel du défunt, concerne en priorité le conjoint survivant. Ce dernier peut bénéficier d’une rente de 40 %, qu’il soit marié, pacsé ou, même, juste concubin (à condition d’avoir été en couple au moins pendant deux ans avant la date du décès). Les enfants du salarié décédé y ont également droit jusqu’à l’âge de 20 ans (25 % du salaire annuel par enfant si le défunt avait un ou deux enfants, 20 % à partir de trois enfants) et, dans certains cas, les parents.

Si le décès est lié à une faute de l’entreprise, jugée « intentionnelle » ou « inexcusable », la responsabilité pénale de cette dernière et de certains de ses dirigeants peut être engagée et la justice saisie.

La délicate question du suicide sur le lieu de travail…

Si un employé s’est suicidé ou a fait une tentative de suicide au travail, voici quelques indications qui pourront vous servir dans ce moment très délicat.

• Suivez les procédures existantes d’intervention en situation de crise.
• Veillez à ce qu’on ne touche à rien à l’endroit où le suicide a eu lieu.
• Communiquez immédiatement avec le 15.
• Donnez aux employés des renseignements brefs et précis sur le suicide ou la tentative de suicide. Évitez d’entrer dans les détails et ne versez pas dans le sensationnalisme.
• Calmez l’anxiété en présentant l’acte suicidaire comme une façon de réagir à des situations graves et intolérables et à de la souffrance émotionnelle.
• Mettez en place une cellule d’écoute pour le reste de l’équipe.